מתחילים לתכנן אירוע


עשרה דברים שחובה לדעת!!!

הם חשובים ביותר ויעזרו לכם לצלוח את השלב הראשון של התכנונים בהצלחה.

חוזים

העיצה הכי טובה שאנחנו יכולים לתת לתחילת הדרך היא לא לחתום על כלום!!! לפני שלוקחים את החוזים של הספקים השונים הביתה וקוראים אותם לאורך ולרוחב. בעת חתימה החוזה, עדיף להביא מישהו שמבין קצת יותר ממכם בנושא החוזים – לא חייב להיות עו"ד, אלא אחד שמבין. זה חשוב במיוחד כשמדובר באולם אירועים, שזה הפרמטר הכי יקר מתוך סל התקציב, מרבית הכסף מוזרם למקום בו בחרתם לקיים את האירוע שלכם (ולאוכל).

שימו לב שהחוזה מתייחס לכל הגורמים: רשיון עסק (+עסק חוקי) בטחון ובטיחות, הסדרי תשלום (חשוב לוודא שיהיו מקובלים עליכם. זה פרט שלא מתייחסים אליו בדרך כלל כשמדובר באירוע רחוק), תנאי ביטול, שעות עבודה של הספק באירוע ועוד…

לרשום

מילת המפתח היא לרשום. כי כשרואים לא מעט ספקים הדברים נשכחים ולפעמים יש הפתעות לא נעימות ובלתי צפויות.
חשוב מאוד לחתום על הדברים שנאמרים ומסוכמים, גם בפגישה הראשונה, כיוון שלפעמים, בכדי לשכנע אתכם לחתום ולסגור אירוע, אומרים דברים שאחר כך "נשכחים" בעת חתימת החוזה.

יש להכניס את כל ההערות והסיכומים לחוזה הרשמי (זה ממש בסדר לכתוב הערות בכתב יד על גבי החוזה). זה תופס גם לגבי הערות וסיכומים שנעשו במייל. הדפיסו את המיילים הרלוונטים וצרפו אותם אל החוזה.

ספקים קטנים

אל תקלו ראש בחתימה על חוזה מול כל הספקים, במיוחד עם הספקים הקטנים. למרות שהסכומים שהם גובים פחות "רציניים" עדיין, לא כדאי לתת מקדמות ללא אישור וחתימה על חוזה, כשכל התנאים ברורים, מתאימים ומקובלים על שני הצדדים.

חתימה על החוזים

שימו לב ששני הצדדים (הן הספק והן אתם) חתומים על ההסכם. כשהחוזה נחתם ונשלח בדואר ו/או במייל, פעמים רבות קורה שרק אתם חתומים עליו. התעקשו לקבל את החוזה בחזרה עם חתימת הספק. במקרה של שליחת החוזה, ציינו על גבי החוזה שהוא תקף רק בתנאי ששני הצדדים חתומים.

Fountain pen and signature

לחץ

אל תתנו לספקים להכניס אתכם ללחץ.

נסיונות שכנוע כמו:

אין כבר תאריכים פנויים…

יש לי עוד כלה שבדיוק רוצה את התאריך….

השמלה הזאת נתפרה במיוחד בשבילך. את לא צריכה לחפש אחרת….

אתם מתחתנים ממש בעונה החמה…

המחיר הזה שתקבלי תקף להיום בלבד….

קחו בשחשבון ש:

מבצעים יש תמיד…

כשחותמים חוזה בתנאי לחץ, לרוב, המפסיד העיקרי זה אתם…

לפעמים מתלהבים מאוד וכשמגיעים הביתה, והדברים שוקעים, וחושבים על זה עוד קצת, פתאום הורוד הזה לא נראה ורוד כמו קודם…

חוברת1

ניהול משא ומתן

חשוב מאוד לנהל משא ומתן עם הספקים. בעת ניהול המשאים והמתנים, עליכם להתייחס, מעבר לנושא הכספי, גם לחבילת השירותים שאתם מקבלים מהספק וגם לאיכות השירות. שימו לב שאתם מרוצים מהמחיר ובחנו אם אתם שלמים עם סל השירותים שמוצע לכם בתמורה למחיר שאתם משלמים.

זה ממש בסדר להתמקח, כל עוד לא עוברים את הגבול. כיוון שספק שמרגיש נוח עם המחיר ולא מרגיש ש"דפקו אותו", יתן 200% מעצמו – ישדרג, יהיה אדיב יותר, נעים יותר וילך לקראתכם. ספק שמרגיש לא מסופק, לא יפגע בשם שלו אמנם (כי יותר קל להרוס מאשר לבנות) אבל סביר להניח שהוא לא יתן את כל כולו.
הציגו בפני הספקים את השיקולים שלכם והתקציב. תופתעו לגלות שיש לא מעט ספקים שילכו לקראתכם, יצ'פרו ויתנו הנחות. כל מה שצריך לפעמים זה רק לבקש.

תקציב לאירוע

כשבאים להפיק חתונה מתחילים מתקציב. זהו הפרמטר הכי חשוב לדעתינו. לפיו, למעשה, ייקבע הכל. מומלץ לעבוד עם דוחות אקסל או לארגן רשימות בכל דרך שנוחה לכם.

כמות מוזמנים לאירוע

לאחר קביעת התקציב צריך לעשות הערכה מדוייקת (עד כמה שאפשר בנקודת הזמן הזאת) של כמות המוזמנים. הכינו רשימה כתובה של המוזמנים שלכם ובקשו גם מההורים והאחים להכין רשימה כתובה משלהם. אל דאגה, לא מתחייבים על כל המוזמנים…. נדון בזה בפוסט נפרד.

תיאום ציפיות

כשיש כבר כמות מוזמנים משוערת ותקציב לאירוע, אפשר להתחיל לחלום! ערכו תיאום ציפיות ביניכם וכתבו מה חשוב לכם שיהיה באירוע ומה חשוב פחות. על מה אפשר להתפשר ומה MUST… הפוסט חמש שאלות של התחלה יתן לכם כיוון.

המשולש הקדוש

בוחרים את שלושת הדברים הכי חשובים לכם. בדרך כלל מדובר באלמנטים הגדולים והיקרים יותר בכל מערך החתונה. רוב הזוגות יגידו: אוכל/מקום, צלם ותקליטן.

מפנטזים

זה המקום להתחיל ולפנטז איך אתם רואים את האירוע שלכם ומה אתם רוצים שיהיה בו. מרשים לכם להיות פרועים והכי הכי יצירתיים. יכול להיות, שבסופו של דבר לא הכל יתגשם, אבל לחלום תמיד מותר…

חוברת4


להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s