בחירת מקום לאירוע


בחירת מקום לאירוע הנו צעד חשוב בתכנון האירוע. מתוך סל התקציב, מרבית הכסף מוזרם למקום בו בחרתם לקיים את האירוע שלכם (ולאוכל).

לכן, חשוב מאוד לשים לב לדברים גדולים וקטנים בעת החיפוש, אפילו החיפוש הראשוני. ככל שתתנו את הדעת לכמה שיותר פרמטרים, כך התמונה תהיה ברורה יותר וקבלת ההחלטות תהיה פשוטה יותר.

חשוב מאוד ללכת לסבב המקומות כשאתם מצויידים עם מחברת ועט (לפטופ/iPad וכל נפלאות הטכנולוגיה האחרים). מילת המפתח היא לרשום. כי כשרואים לא מעט ספקים הדברים נשכחים ולפעמים יש הפתעות לא נעימות ובלתי צפויות.

חשוב מאוד לחתום על הדברים שנאמרים ומסוכמים, גם בפגישה הראשונה. כי לפעמים בכדי לשכנע אתכם לחתום ולסגור אירוע, אומרים דברים שאחר כך "נשכחים" בעת חתימת החוזה.

לאחר קבלת כל האינפורמציה והמידע המקיף, חזרו הביתה ועשו חשבון מדויק. אם גן אירועים מסוים מציע מנה ב-150 ש"ח, אבל על כל דבר צריך לשלם בנוסף, יתכן שבסופו של דבר המחיר גבוה יותר מאשר בגן אירועים הדורש 200 ש"ח, אבל בו המחיר כולל ה-כ-ל.

זה אמנם נשמע מסובך, אבל האמינו לי שזה לא נורא. בחינת הבגרות במתמטיקה הייתה יותר מסובכת ופחות מהנה. חוץ מזה, הרי זה הזמן לבגרות האמיתית…

והכי חשוב לבחור מקום שאתם שלמים איתו (בהתחשב בכל הפרמטרים והשיקולים שלא בהכרח תלויים בכם) ושבתחושות הבטן הראשוניות שלכם והאינטואיציות תרגישו טוב ונכון. אתם צריכים להרגיש שזה המקום שעליו תוכלו לסמוך, שהם ילכו לקראתכם, יפעלו לטובתכם, ייתנו לכם הרגשה מצויינת גם לאחר החתימה על החוזה ויצעדו יחד איתכם.

זה אחד הפוסטים הארוכים והחשובים ביותר. למרות שהוא באמת ארוך ומקיף, בחרנו להשאירו כך ולא לפצל. אתם מוזמנים להדפיס אותו (קובץ מצורף בסוף הפוסט), לקחת אותו איתכם למקומות שאתם בודקים, לכתוב, לקשקש, להוסיף ולגרוע – תתאימו אותו לצרכים שלכם! 

רישיון עסק

האם יש רישיון עסק והיתרי בניה בתוקף.

באם יש, מה תוקפם (לוודא שיש תוקף לרשיונות ליום החתונה המשוער).

באם אין, מה הסיבה והאם יש אישור מכבי-אש ומשטרה.

האם יש אישור משרד הבריאות

ביטוח ובטיחות

האם המקום מבוטח, על איזה סכום הביטוח ומה סוג הביטוח. מומלץ לשאול גם מהי חברת הביטוח ולבקש העתק.

האם יש נגישות לנכים – חשוב לשים לב שהנגישות היא לכל המקומות החשובים: חופה, אולם, שירותים וכדומה.

אבטחה – האם יש אבטחה במקום. מה יחס מאבטחים-אורחים. איפה ממוקמים המאבטחים מלבד הכניסה והחנייה. מהי חברת האבטחה והאם היא בעלת רשיונות ואישורים רלוונטים. האם יש מאבטח חמוש ואיפה הוא ממוקם. האם יש בדיקה של רכבים ותיקים. האם נערכים פטרולים באולם ומחוצה לו.

האם יש מצלמות אבטחה.

מה קורה במקרה של אובדן רישיון, סגירה, שריפה, חורבן וכדומה. על מה המקום מתחייב במקרה של סגירה (מציאת מקום חלופי באותה רמה או ברמה גבוהה יותר, פיצוי כספי, תאריך האירוע/תקופה). כל התנאים אמורים להיות מוסכמים על בני הזוג ובאישורם.

מה קורה במידה ולא נמצא מקום חלופי לשביעת רצונכם – להכניס סעיף בחוזה שהמקום אמור להחזיר לכם את עלות המקדמות שכבר שולמו לכל הספקים!

חס וחלילה במקרה של פינוי – איזה בית חולים ומד"א הכי קרובים והאם יש גישה לרכב כיבוי אש/משטרה/אמבולנס.

האם יש ציוד לכיבוי אש (צינור/מטפים/ספרינקלרים).

האם יש ציוד עזרה ראשונה.

חוזה והסדרי תשלום

מה המחיר למנה (לפי תקופות השנה/אירועים/ימים מיוחדים).

מה העלות עבור ילדים ומאיזה גיל ילדים משולמים. האם יש תפריט ילדים.

האם העלות כוללת מע"מ.

האם שכר/שירות מלצרים (במקרים מסויימים יש גם "רב מלצרים") כלול במחיר ומהו היחס אורח-מלצר. במידה ורוצים להוסיף מלצרים, מה העלות עבור כל מלצר נוסף.

טיפ מלצרים – האם מחייבים מתן טיפ למלצרים, מנהל אירוע וברמנים בסוף האירוע (חשוב לזכור שטיפ הוא זכות ולא חובה, ולכן זה נתון לשיקול דעתכם!)

האם שכר/שירות ברמנים כלול במחיר ומהו היחס אורח-ברמן.

האם המחיר כולל מנהל אירוע.

במידה ואתם מתכוונים להביא מפיק חיצוני יש להודיע על כך כמה שיותר מהר.

האם המחיר כולל הגברה, תאורה, מקרנים, מסך, ניקיון, אבטחה וכיוב'. אם לא – מה העלות?

ניקיון במהלך האירוע – כמה אנשי תחזוקה קיימים באירוע וכמה מנקים יש בשירותים.

האם יש דייל/ת בכניסה בעת קבלת הפנים וחלוקת פתקיות ההושבה לאורחים.

האם יש תשלום נוסף עבור אי אלו חיבורים (תלת פאזי וכדומה).

האם יש הבדל בעלות המנות והשכירות בהתאם לחודשי השנה וימות השבוע. אם כן, מהי העלות.

במקרה שבוחרים לא להביא תקליטן – האם יש תשלום עבור שימוש במערכת הגברה. האם יש איש טכני במקום. האם יש מגוון דיסקים להשמעה. האם אפשר להביא דיסקים או פלייליסט.

האם המקום מחייב שימוש בספקים שלו. במקרה ויש רשימת מומלצים ובוחרים שלא להשתמש בשירותיהם, האם יש "קנס" על הבאת ספק חיצוני.

רזרבה – כמה רזרבה האולם/הקייטרינג נותן (מומלץ לנסות ולהגדיל את כמות הרזרבות ליותר מעשרה אחוזים). האם התשלום הוא עבור מנה או עבור פתיחת שולחן. בכל מקרה, רזרבות ייפתחו באישור של נציג מטעמכם (רצוי להודיע/להציג לאולם את הנציג מראש).

מספר אנשים וסידורי ישיבה – עד מתי אפשר לתת כמות סופית של אנשים ומה ההתחייבות מבחינת התשלום. מי אחראי על ספירת האנשים ביום האירוע. במקרה של הושבה שמית – איך האנשים נספרים: לפי פתקי ההושבה או לפי מספר המגיעים בפועל. מהי שיטת ההתחייבות על המספרים מול האולם – פר ראש מגיע או פר ראש בסידורי ישיבה, וכתוצאה מכך איך פותחים רזרבה או משריינים רזרבות.

מהם תנאי התשלום והאם יש אפשרות מיקוח בתנאים.

מקדמה כספית – כמה משלמים ומתי. האם יש החזר כספי של המקדמה במקרה של ביטול. במקרה והמקדמה שולמה במעמד החתימה, להכניס את הסכום לחוזה.

תשלומים – מתי מתבצעים התשלומים ומהם האחוזים המשולמים. במקרה של ביטול, מה גובה ההחזר הכספי. במידה וניתנו אי אלו תשלומים בשקים דחויים יש להכניס זאת לחוזה.

תנאי ביטול/דחיית האירוע – מהם תנאי הביטול ומה גובה ההחזר במקרה של ביטול (לפי הסמיכות לאירוע). חשוב לשים לב שתנאי הביטול מגינים גם עליכם ולא רק על המקום! חשוב להכניס בתנאי הביטול, למעט כוח עליון, גם מה קורה עם ביטול או דחייה בעקבות מצב בטחוני (מצב בטחוני ו/או מלחמה אינם מוגדרים בהכרח כ"כח עליון"), מוות וכדומה גם מצב בריאותי של אחד הקרובים מדרגה ראשונה/שניה.

תנאי התשלום והביטול מתשנים ממקום למקום. לפעמים, ההבדלים כל כך גדולים ומשמעותיים ולכן יש לשים לב לכך. בשל העובדה שהעלות הכי גדולה של האירוע היא על האולם והאוכל (מדובר בהמון כסף!) חשוב לחתום על הסכמים שנוח לכם איתם. למשל, לא מומלץ לחתום מול אולם שדורש את מרבית הסכום לפני האירוע מבלי לקבל החזר במקרה של ביטול.

שק ביטחון – במידה וניתן שק בטחון לאולם – להכניס סעיף בחוזה על תנאי פרעונו.

חשוב לחתום (ולהכניס ידנית לחוזה הסטנדרטי) סיכומים שנעשו בכתב או בעל פה. חשוב לקחת בחשבון שהחוזה הוא כללי ולרוב אינו כולל את כל הפרמטרים. אם מצרפים דף נפרד, יש לוודא ששני הצדדים חתומים גם עליו.

לקרוא את האותיות הקטנות – חשוב לקחת את החוזה הביתה, לפני החתימה, ולעבור עליו ביסודיות.

אוכל ושתיה

האם המקום כולל שירותי קייטרינג או מדובר על ספקים חיצוניים.

האם אפשר להביא קייטרינג חיצוני ובמה זה כרוך.

חשוב לבקש תפריט דוגמה כבר בפגישה הראשונה.

חשוב להכניס סעיף לחוזה שמגן עליכם במידה והאוכל בכל הטעימות אינו מוצא חן, סעיף שנותן אפשרות לצאת מהחוזה ללא כל התחייבות.

מומלץ לקיים שתי פגישות לטעימות – אחת סמוך לסגירת האירוע והשניה לפני שבוחרים תפריט.

האם המחיר כולל בר משקאות (אלכוהול ושתייה קלה) ומאיזו סוג (תוצרת הארץ/תוצרת חוץ). האם אפשר להביא ספק חיצוני. מה מיקום הבר ביחס לשולחנות ולרחבת הריקודים. עד איזו שעה הבר פתוח ומשרת את האורחים.

האם ניתן להביא משקאות באופן עצמאי והאם יש עמלה על פתיחה (עמלת חליצה – cork fee)

האם המשקאות מחולקים גם על ידי המלצרים או שעל האורחים לגשת עצמאית לבר

אירוע בופה – כמה עמדות יש ומה מספרן ביחס לכמות האורחים. באיזו שעה נסגרות העמדות.

אירוע בופה – האם יש אפשרות לשלב מספר מלצרים שיגישו לאוכלוסייה מבוגרת, נכה וכיוב'.

האם אפשר להביא "אוכל" חיצוני כדוגמת קרטיבים לרחבת הריקודים, קרמבואים, שערות סבתא וכיוב'.

פילוש הכלים – האם נעשה פילוש כלים לפני ההגשה.

פינוי כלים – מתי מתבצע פינוי הכלים – כולל כלי הגשה.

האם המחיר כולל עמדת שתייה חמה.

שעות הוצאת האוכל והקינוחים.

טעימות – כמה אנשים יכולים להגיע. במידה ויש מנות שאתם רוצים לטעום, יש לוודא שיכינו לכם דוגמאות שלהן בערב הטעימות. האם הטעימות מתבצעות בזמן אירוע או בערב טעימות נפרד.

לוודא שהמלצרים והברמנים יודעים את עבודתם וגילם מתאים לרצונות ולציפיות שלכם. חשוב בעיקר כשמדובר בברמן – מבחינת הניסיון.

מנות לצמחונים/טבעונים/גלאט וכדומה – עלות, מאיפה מוזמנים וסגנון ההגשה.

האם אפשר להביא עוגה מעוצבת והיכן ממקמים אותה.

מנות עבור ספקים ונותני שירות מטעמכם באירוע – האם מחושבים ומהי העלות.

מנות אוכל ארוזות מהאירוע למשפחה הקרובה בתום האירוע.

כשרות

האם יש תעודת כשרות ומה תוקפה.

מי הרבנות/רב שאישר.

האם יש משגיח כשרות ביום האירוע.

מומלץ לקחת העתק של תעודת כשרות בכדי למסור ברבנות בעת הצורך, במיוחד כשהרישום והרב דרך הרבנות ולא דרך גופים אחרים.

המקום

שעות האירוע – האם יש שעת סגירת אירוע. האם יש תוספת תשלום עבור שעות נוספות. רצוי להכניס לחוזה סעיף על שעת "קיפול" האירוע. שלא יווצר מצב שהמלצרים והצוות מקפל את האירוע ו/או מכין את האולם לאירוע הבא בזמן שיש אורחים באולם.

האם אפשר להביא למקום זיקוקים, עשן, בועות סבון ואטרקציות נוספות (רקדנים, להקה וכיוב').

האם יש במה באולם, מה גודלה והאם יש עלות לשימוש. במידה ואין במה, מה העלות עבור ההקמה.

האם המקום אחראי על ריסוס לפני האירוע (בגן פתוח) ומתי מרססים.

האם יש גנרטור חירום (לוודא שזמן הפעלתו לא תעלה על חצי דקה, רצוי פחות). לבדוק שהגנרטור "מכסה" את כל מתחם הגן/אולם והמטבח.

אירוע בחוץ – האם יש אפשרויות הצללה וקירוי בהתאם לתנאי מזג האויר ובמה זה כרוך (תוספת תשלום, זמן מראש). האם יש לבני הזוג שליטה בהחלטת הקירוי או ההצללה. מתי שמים או מורידים את הקירוי.

מיזוג אויר ותוספת מאווררים/קולרים (בעיקר לאיזור רחבת הריקודים)/פטריות חימום וכדומה.

רחבת הריקודים – לבדוק מה איכות וסוג הרצפה. לבדוק מה גודל הרחבה.

ריהוט אלטרנטיבי – במידת הצורך מהן האפשרויות והעלויות.

אקוסטיקה – חשוב לוודא שהאקוסטיקה במקום טובה. רצוי להתייעץ לגבי זה גם עם תקליטנים (הם מכירים בדר"כ מספיק מקומות….). כמו כן, באיזור השולחנות ובמתחמים נוספים שאינם רחבת הריקודים, האם המוסיקה נמוכה יותר. לאן מופנים הרמקולים.

חניה – האם יש חנייה מוסדרת והאם יש עליה תוספת תשלום. האם יש שירותי חנייה מאויישים (valet parking). האם יש סדרנים והאם יש עליהם תשלום נוסף. במידה ואין חניה מסודרת של המקום – האם יש חניה בקרבת מקום שיש איתה הסכמים ומחירים נוחים (ושאפשר לסגור אותה עבור האירוע). הרבה פעמים אם למקום אין חניה פרטית, יש להם הסכמים עם מגרשי חנייה קרובים. אפשר ורצוי לנהל משא ומתן הן על מחיר החניה והן על השתתפות האולם בתשלום עבור החניה.

שילוט והכוונה למקום – האם יש שילוט מסודר לרווחת המגיעים והאם יש הכוונה מאויישת. האם אפשר להוסיף שילוט משלכם.

כספת – האם מספקים ואיפה היא נשמרת עד לסיומו של האירוע. האם אפשר להחליף קוד לכספת.

מה המדיניות מבחינת עישון – אכיפה, פינות עישון, אנשי צוות שמעשנים.

האם יש אירועים נוספים המתחם, ואם כן, איך מתנהלים האירועים במקביל (בעיקר בהקשר של שעת חופה ואקוסטיקה).

לבוש אנשי שירות – לבדוק שהמלצרים, הברמנים, המנקים, המאבטחים ושאר נותני השירות לבושים בצורה מכובדת.

האם למקום יש סוויטה/חדר שאפשר לקבל/לשכור ללילה של החתונה. אם לא, האם יש צימרים/חדרים/סוויטות בקרבת מקום ושיש לאולם הסכמים איתם.

עיצוב

מה כולל המחיר מבחינת העיצוב ומהן אפשרויות הבחירה (גם מבחינת סוג מפות ומפיות, מרכז שולחן, מזנונים וכדומה).

האם אפשר להביא ספק חיצוני, ואם כן, האם יש "קנס" על הבאת מעצב/ת חיצוני/ת.

חופה – האם המחיר כולל עיצוב חופה ומהן האפשריות הכלולות במחיר.

שולחנות – האם יש אפשרויות בחירה בין שולחנות עגולים ומרובעים. מהי כמות האנשים בכל שולחן. לוודא שיש מרחב תזוזה בין השולחנות.

כסאות – לבדוק איזה כסאות האולם מספק. במידה ורוצים לשדרג, מהי העלות.

מעטפות ומפות הגעה – האם יש מעטפות שהאולם מספק (לבדוק מה גודלן. רצוי לקחת דוגמה) ומפות הגעה. האם יש להם קובץ של המפה במחשב שאפשר להדפיס יחד עם ההזמנה או עליה, במידת הצורך). רצוי לבקש כתובת מדוייקת בכדי לכתוב על ההזמנות – כך האורחים יוכלו לשים "waze" ולהגיע יותר בקלות.

פתקיות הושבה – האם מסופקים על ידי המקום ו/או המעצב/ת

מעצב/ת הבית – מיהו הספק והאם אפשר לקבל המלצות ולראות עבודות שלו/ה.

DIY – במידה ומכינים פרטי עיצוב באופן עצמאי, האם יש מישהו מטעם האולם שיוכל להניח ולמקם ביום האירוע.

כשעושים סיור במקום חשוב לשים לב:

שירותים – כמות תאי שירותים בשירותי הנשים ובשירותי הגברים, תחזוקתם וניקיונם (לוודא שיש מנקה צמוד/ה כל הערב!).

מפגעים שונים שעלולים להוות סכנה לאורחים (מדרגות שבורות, כסאות שבורים, סדקים ברצפה, רצפת עץ שאינה מתוחזקת כראוי, בורות בדשא וכדומה)

מומלץ לעשות סיור אחד ביום וסיור אחד בלילה.

גני אירועים שלא עובדים בחורף – חשוב לשים לב שפגעי מזג האויר והעובדה שחודשים רבים המקום לא תוחזק כראוי יהיו מתוחזקים ומתוקנים לפני האירוע. לקבוע לוחות זמנים לטיפול ותחזוק, ולוודא שזה לא מאוד קרוב לאירוע (בכדי שלא יהיה ריח של צבע, למשל). רצוי להכניס סעיף שקשור לתחזוקת המקום גם בחוזה.

אם המתחם משולב (גן ואולם, כמה אולמות אירועים בגדלים שונים) חשוב לוודא שלא נערכים אירועים במקביל, ואם כן, לוודא שאין בעיה מבחינת רעש, שירותים, חנייה וכדומה. כמו כן, האם יש שילוט לאירועים השונים.

רעש/ריח סביבתי – רכבות, קרבה למפעלי ייצור מרעישים/מריחים, קרבה לרפת וכדומה.

האם יש להם אי אלו הנחות במלונות ובצימרים קרובים לליל כלולות.

האם הגישה למקום נוחה וברורה (חשוב בכדי למנוע התברברויות של האורחים בזמן ההגעה)

חניה – האם החניה גדולה ומסודרת. האם היא קרובה למקום האירוע. במידה ורחוקה – האם יש שאטל/הסעה לטובת האורחים. האם זה כרוך בתשלום נוסף.

האם יש מערכת הגברה במקום או שצריך להביא אותה מספק חיצוני.

האם יש מערכת תאורה ואיזה (איפה התאורה ממוקמת)

תאורה חיצונית – האם יש כמות אור מספקת מחוץ לאולם/גן, שביל גישה, חנייה, תאורה היקפית.

חדר חתן-כלה

האם יש בנמצא.

לוודא שמקבלים מפתח או קוד פתיחה לחדר בכדי שלא יהיה מצב שלא תוכלו להיכנס במידה והוא נעול במהלך האירוע.

לבחון את מצבו התחזוקתי.

האם יש מקלחת בחדר.

האם יש כספת בחדר לחפצים אישיים.

קבלת פנים

האם המקום מספיק גדול ומרווח לפי כמות המוזמנים.

מה שעות קבלת הפנים ועד מתי מגישים אוכל – עמדות + מסתובבים.

כמות המלצרים, המפנים והמנקים בקבלת הפנים.

האם הכספת מאויישת ומאובטחת בזמן קבלת הפנים.

האם יש עמדות שתייה, מזון ובר במתחם קבלת הפנים. מה הכמות.

האם יש מקומות ישיבה וריהוט אלטרנטיבי באיזור קבלת הפנים.

כמה דיילים/דיילות יש בכניסה שמקבלים את האורחים – חלוקת פתקיות הושבה וליווי האורחים לשולחנות.

חופה

מה גודל החופה (אם החופה היא חופה בנויה).

מה גודל במת החופה והאם היא מתאימה בגודלה לצרכים. אם אין במה, מה עלות ההקמה.

האם יש שביל לחופה.

האם המקום גדול ומרווח מספיק לפי כמות המוזמנים.

האם יש כסאות באיזור החופה או שהקהל עומד.

האם יש תאורה מספקת באיזור החופה ובמת החופה.

היכן ממוקמת החופה ביחס לשאר מתחם האירוע.

האם האולם מספק יין (לבן/אדום), כוס יין לקידוש, כוס דקיקה לשבירה, רמקול לרב, כיפות וכדומה.

האם המקום מספק חופה מסורתית ומקלות, במידה ונדרש.

 

הערה כללית

פעמים רבות בעל האולם יעדיף לא להוריד את מחיר המנה, אלא לצ'פר אתכם בהטבות נוספות שבדרך כלל עולות כסף. חובה לראות את התמונה הרחבה והכוללת ולבחון, אחרי כל המשאים ומתנים, מה עלות המנה ומה היא כוללת. כאן המקום להתמקח ולנסות להגדיל, ככל היותר, את התמורה שאתם מקבלים עבור המנה. אולם, יש לקחת בחשבון שגם הספק צריך להרגיש טוב עם ההסכם. ספק שמרגיש "פראייר" לא ייתן מעבר למה שמסוכם, ואילו ספק שמרגיש טוב עם העסקה ואיתכם, ייתן ביום האירוע מעל ומעבר.

קובץ להדפסה: הדגשים בבחירת מקום לאירוע


להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s